วิธีใช้ทฤษฎี Psychological Type และ MBTI® ในการจัดการโปรเจกต์ 

อย่างแรกเลยเราสามารถใช้ทฤษฎี Psychological Type และ MBTI® ในการวิเคราะห์ประเภทของโปรเจกต์ว่าเป็นประเภทไหน เพื่อให้เรามองเห็นจุดแข็งจุดอ่อนของการทำงานในโปรเจกต์นี้ รวมไปถึงสิ่งที่ควรทำเพื่อเป็นการพัฒนาประสิทธิภาพของการบริหารจัดการโปรเจกต์ โดยปกติแล้ว เราจะวิเคราะห์ประเภทของโปรเจกต์ได้จากการหาไทป์ของคนในทีม (Team Type) ซึ่งส่งผลกระทบต่อวิธีการทำงานในโปรเจกต์นั้น ๆ หรือ วัฒนธรรมการทำงานที่ได้รับอิทธิพลมาจากความต้องการของลูกค้าหรือผู้สนับสนุนโครงการ 

เมื่อได้ประเภทของโปรเจกต์มาแล้ว เราจะมองเห็นจุดแข็งจุดอ่อนของการบริหารจัดการโปรเจกต์มากขึ้น ซึ่งจะช่วยให้แนวทางในการแก้ไขปัญหาที่เหมาะสม 

การประยุกต์ใช้ทฤษฎี Psychological Type และ MBTI® (Mini Case Study) 

สถานการณ์ 

มีทีม ๆ หนึ่งได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบเรื่องระบบจัดการไฟล์ส่วนกลางของบริษัทในช่วงที่องค์กรกำลังจัดระเบียบโครงสร้างการทำงานครั้งใหญ่ ทีมนี้เผชิญกับอุปสรรคในการพัฒนากระบวนการที่มีความเป็นมาตรฐาน เพราะบางแผนกไม่ส่งไฟล์มาให้บ้าง หรือไฟล์ที่ส่งมาของแต่ละที่ไม่ได้ใช้โครงสร้างในการบันทึกข้อมูลแบบเดียวกัน รวมไปถึงให้รายละเอียดไม่เท่ากันด้วย ทีมนี้ใช้เวลาจำนวนมากในการติดต่อออฟฟิศของแต่ละแผนกเพื่อถามหาไฟล์ที่ยังไม่ได้ส่งมาและอธิบายวิธีการส่งไฟล์ที่ถูกต้อง ซึ่งแผนกอื่น ๆ ต่างก็กำลังรู้สึกหงุดหงิดกับการปรับตัวเข้าหาระบบใหม่ จำนวนงานคั่งค้างที่มีมากขึ้นทำให้การหาไฟล์ที่ต้องการเป็นเรื่องยุ่งยาก และตอนนี้การปรับใช้ระบบใหม่นี้กำลังล่าช้ากว่ากำหนดการ 

วิเคราะห์ไทป์ของโปรเจกต์นี้ 

คำบอกใบ้ 

สื่อสารแบบตัวต่อตัวกับทีละออฟฟิศแทนที่จะหาวิธีติดต่อด้วยวิธีการที่ครอบคลุมหลายออฟฟิศพร้อม ๆ กัน – บ่งบอกว่าเป็นโปรเจกต์ประเภท I (Introversion) 

โฟกัสไปที่รายละเอียดของปัญหาไฟล์แต่ละไฟล์แทนที่จะทำความเข้าใจภาพรวมและจับแพทเทิร์นของปัญหา – บ่งบอกว่าเป็นโปรเจกต์ประเภท S (Sensing) 

โฟกัสไปที่การทำตามเป้าหมายให้สำเร็จแทนที่จะโฟกัสที่ผลกระทบที่พนักงานกำลังได้รับจากการใช้ระบบใหม่นี้ – บ่งบอกว่าเป็นโปรเจกต์ประเภท T (Thinking) 

เน้นการบอกกล่าว/ สั่งแต่ละแผนกว่าต้องแก้ไขความผิดพลาดของไฟล์อย่างไรแทนที่จะถามหามุมมองที่แตกต่างเพื่อสร้างระบบร่วมกัน – บ่งบอกว่าเป็นโปรเจกต์ประเภท J (Judging) 

แนวทางในการแก้ไขปัญหา 

ใช้ทักษะ N (iNtuition) 

ลองดูภาพรวมของปัญหาที่เจอจากทุก ๆ ออฟฟิศ มีรูปแบบความผิดพลาดในการส่งไฟล์หรือการส่งไฟล์ไม่ครบที่เกิดซ้ำ ๆ หรือไม่ อะไรคือต้นตอของปัญหา และสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานอย่างไรได้บ้าง เพื่อให้ตอบโจทย์มากขึ้น 

ใช้ทักษะ F (Feeling) /P (Perceiving) 

ลองถามแต่ละออฟฟิศว่าต้องการความช่วยเหลืออะไรในช่วงการเปลี่ยนแปลงนี้บ้าง แสดงความเห็นใจกับปัญหาที่พวกเขาเจอจากการเปลี่ยนแปลงและสอบถามว่าทีมทางนี้สามารถช่วยอะไรได้บ้าง 

ใช้ทักษะ E (Extravert) 

ทำแผนการสื่อสารเพื่อส่ง “คำแนะนำในการจัดการเอกสาร” ให้กับทุกแผนกด้วยวิธีการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น อ่านกระจายอีเมล์ให้ความรู้ หรือ จัดอบรม เน้นไปที่ประโยชน์ที่ผู้ใช้ระบบนี้ร่วมกันจะได้รับ 

ใช้ทักษะ S (Sensing)/T (Thinking) 

สร้างระบบติดตามงานที่อ่านง่ายและรวดเร็วต่อการใช้งาน เพื่อให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทุก ๆ แผนก และมีการจัดระบบเอกสารให้แต่ละแผนกสามารถส่งไฟล์ได้ง่ายขึ้นและมีการรายงานสถานะการจัดส่งของแต่ละที่ 

สรุป 

การใช้ทฤษฎี Psychological Type และ MBTI® ในการจัดการโปรเจกต์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความเข้าใจในทีมได้อย่างมาก โดยการหาไทป์ของคนในทีม (Team Type) ทำให้เรามองเห็นจุดแข็งจุดอ่อนของการบริหารจัดการโปรเจกต์ ซึ่งจะช่วยให้สามารถหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาที่เหมาะสม และตรงจุดมากยิ่งขึ้น 

ทฤษฎี Psychological Type และเครื่องมือ MBTI® เป็นหนึ่งในวิธีการทำความเข้าใจและบริหารจัดการโปรเจกต์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

Credit: Introduction to Type and Project Management