ขั้นตอนการบริหารโปรเจกต์ (Project Management)

ทักษะด้านการบริหารโปรเจกต์หรือโครงการ (Project Management) เป็นการประยุกต์ใช้องค์ความรู้ ทักษะ เครื่องมือ และเทคนิคต่าง ๆ ให้บรรลุผลตามเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ภายใต้ข้อจำกัดต่าง ๆ เช่น ทรัพยากร เวลา บุคลากร และค่าใช้จ่าย

ทักษะนี้มีความสำคัญเพราะนอกจากจะช่วยให้เราทำสิ่งต่าง ๆ ได้สำเร็จตามตั้งใจแล้ว ยังสามารถช่วยลดต้นทุนจากการทำงานซ้ำซ้อนหรือขาดคุณภาพ สร้างความพึงใจให้ลูกค้า ทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรดูมีความมืออาชีพ เพิ่มเปอร์เซ็นต์ความอยู่รอดในสภาวะความไม่แน่นอนต่าง ๆ และที่สำคัญที่สุดช่วยสร้างผลกำไรและทำให้องค์กรเติบโต

เราสามารถแบ่งขั้นตอนการบริหารโปรเจกต์ออกเป็น 5 ช่วง

ช่วงริเริ่มโปรเจกต์

เป็นช่วงที่โปรเจกต์ได้ถูกกำหนดขึ้นและได้รับอนุญาตให้มีการดำเนินการ ผลลัพธ์ที่ได้ในช่วงนี้มักเป็นแผนปฏิบัติงาน (Project Charter) ที่มีความชัดเจน มีรายละเอียดการใช้ทรัพยากร ขอบเขตของโครงการ การจัดการทีมงาน การติดตามความเสี่ยง ความก้าวหน้า และการแก้ไขปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น และมักมีผู้สนับสนุนโครงการ (Project Sponsor) และผู้ว่าจ้างเป็นผู้นำในการบริหารจัดการ

ช่วงวางแผน

เป็นช่วงที่ทีมแปลงความต้องการและเแผนปฏิบัติงานในภาพใหญ่ให้เป็นแผนการดำเนินงานที่เป็นหมุดหมายขนาดย่อย เป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น มีรายละเอียดของงานที่ต้องรับผิดชอบ ตารางเวลา และการมอบหมายการใช้ทรัพยากร และเป็นช่วงที่มีการเลือกทีมที่เกี่ยวข้องและกระจายงาน

ช่วงลงมือทำ

เป็นช่วงที่ผู้จัดการโปรเจกต์ลงมือใช้กำลังคนและทรัพยากรในการปฏิบัติตามแผนงาน และคนในทีมลงมือปฏิบัติงานให้สำเร็จลุล่วงไปตามขั้นตอนที่วางไว้ภายใต้ขอบเขตของทรัพยากรที่ได้รับมา

ช่วงตรวจสอบและควบคุม

เป็นช่วงการวัดผลและตรวจสอบความคืบหน้าว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ และมีอะไรที่ต้องปรับแก้เพื่อให้โปรเจกต์ยังสามารถดำเนินไปอย่างราบรื่นตามขั้นตอนที่วางไว้

ช่วงปิดโปรเจกต์

เป็นช่วงส่งมอบผลการทำงานและผลผลิตของโครงการ ซึ่งควรมีการนัดประชุมเพื่อทบทวนการดำเนินงานของโปรเจกต์ ถอดบทเรียนว่าสิ่งใดทำได้ดี ได้เรียนรู้อะไรบ้าง และจะนำไปปรับใช้กับโปรเจกต์ถัดไปอย่างไร

Project Management Phases, Activities, and Deliverables

สรุป

การบริหารโปรเจกต์ (Project Management) เป็นกระบวนการที่สำคัญในการสร้างความสำเร็จของโครงการ ขั้นตอนต่าง ๆ ตั้งแต่การริเริ่มโครงการ การวางแผน การลงมือทำ การตรวจสอบ การควบคุม ตลอดจนถึงปิดโครงการ สิ่งนี้ช่วยให้เราสามารถควบคุมเวลา งบประมาณ และคุณภาพของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การใช้เครื่องมือและเทคนิคที่เหมาะสมจะช่วยลดความเสี่ยงและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ การบริหารโปรเจกต์ที่ดีไม่เพียงแต่ช่วยให้งานสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมาย แต่ยังเสริมสร้างความร่วมมือและความพึงพอใจในทีม ทำให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพสูงสุด

ทฤษฎี Psychological Type และเครื่องมือ MBTI® เป็นหนึ่งในวิธีการทำความเข้าใจและบริหารจัดการโปรเจกต์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Credit: Introduction to Type and Project Management