การวิเคราะห์ประเภทของโปรเจกต์ช่วยให้เรามองเห็นจุดแข็งจุดอ่อนของการทำงานในโปรเจกต์นี้ รวมไปถึงสิ่งที่ควรทำเพื่อเป็นการพัฒนาประสิทธิภาพของการบริหารจัดการโปรเจกต์ ลองสังเกตว่าโปรเจกต์ที่กำลังทำเป็นโปรเจกต์ประเภท
โปรเจกต์ประเภท Extraversion
ลักษณะการทำงานของคนในทีม
- ใช้เวลาจำนวนมากในการประชุมเพื่อหาไอเดีย พูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการทำงาน และอัพเดตความคืบหน้า ห้องประชุมจึงมักจะไม่ว่าง มีการคุยงานกันตรงโถงทางเดินตอนเจอหน้า ใช้โทรศัพท์บ่อย และมีการขัดจังหวะการทำงานของกันและกันบ่อย
- มีส่วนร่วมกับกลุ่มคนภายนอกที่เกี่ยวข้องเป็นประจำเพื่อขายโปรเจกต์หรือเอาพวกเขาเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงาน นัดคุยกันบ่อย
- พึ่งพาการสื่อสารที่เน้นการพูดคุยมากกว่าการเขียน ต้องการเจอหน้าหรือคุยผ่านโทรศัพท์มากกว่าอ่านสรุป
ปัญหาที่มักพบเจอบ่อย
- การโฟกัสเฉพาะขอบข่ายที่กำหนดและความคาดหวังตั้งต้น
- เพราะเน้นพูดไอเดียออกมา คนฟังอาจจะเข้าใจไปว่าตัดสินใจเรื่องนี้ไปแบบนั้นแล้ว แต่จริงๆ คนพูดอาจจะแค่โยนไอเดีย
- ประชุมเพื่อถกประเด็นบ่อยเกินไปจนส่งผลกระทบต่อเวลาการลงมือทำงานจริง
- มีหลายงานที่รับมาพร้อม ๆ กันและไม่ได้ลงลึกกับแต่ละงานมากพอ
Tips การบริหารจัดการโปรเจกต์ประเภทนี้
- ตั้งคำถามทุกครั้งว่า เราจำเป็นที่จะต้องถกกันหรือคุยกันเรื่องนี้มั้ย
โปรเจกต์ประเภท Introversion
ลักษณะการทำงานของคนในทีม
- แบ่งงานตามความเชี่ยวชาญของแต่ละคน แยกย้ายกันไปทำหน้าที่ของตัวเอง โถงทางเดินมักจะเงียบ หากมีห้องส่วนตัว มักจะปิดประตูไว้ ประชุมไม่บ่อย
- มีการสื่อสารที่เป็นระบบ และพึ่งพาอีเมล์กับรายงานในรูปแบบของการเขียนมากที่สุด
- ชอบคิดด้วยตัวเองก่อนแชร์ไอเดีย อาจใช้พูดทำนองว่า “เราต้องมีคำตอบหรือตัดสินใจเรื่องนี้ก่อนจะคุยเรื่องนั้น”
ปัญหาที่มักพบเจอบ่อย
- คิดไปเองว่าคนอื่นรู้ว่าแต่ละคนกำลังทำงานอะไรอยู่ หรือคิดว่าคนอื่นไม่จำเป็นต้องรู้เพราะแบ่งหน้าที่ไปแล้วตั้งแต่ต้น
- เปลี่ยนแผนหรือตัดสินใจกันภายในกลุ่มเล็ก ๆ หรือระหว่างเพื่อนร่วมงานอีกคน ซึ่งส่งผลกระทบต่อการทำงานของคนอื่นในกลุ่ม
- คิดต่อยอดความต้องการของลูกค้าไปเองแทนที่จะพูดคุยไถ่ถามเพื่อให้แน่ใจ ซึ่งทำให้จัดการความคาดหวังของลูกค้าได้ไม่ดีนัก
Tips การบริหารจัดการโปรเจกต์ประเภทนี้
- ตั้งคำถามทุกครั้งว่า มีใครบ้างที่จำเป็นต้องหรือต้องการรู้เรื่องนี้
โปรเจกต์ประเภท Sensing
ลักษณะการทำงานของคนในทีม
- ต้องการพูดคุยเกี่ยวกับสถานะของโปรเจกต์ตอนนี้ในเชิงรายละเอียดและประโยชน์ที่จับต้องได้ของผลิตผลสุดท้ายของโปรเจกต์
- มองหาตารางเวลาและการประเมินราคาโดยละเอียดและจะลองคาดการณ์สิ่งเหล่านี้จากกิจกรรมและงานที่แต่ละคนต้องทำ
- ให้ความสนใจในการเปรียบเทียบกระบวนการทำงานของโปรเจกต์นี้กับโปรเจกต์ใกล้เคียง เชื่อในประสบการณ์และหลักฐานที่จับต้องได้ โฟกัสไปที่กระบวนการที่มีประสิทธิภาพ
- มีตัวชี้วัดความสำเร็จของโปรเจกต์ชัดเจน และจะคอยวัดความคืบหน้าด้วยตัวชี้วัดนี้
ปัญหาที่มักพบเจอบ่อย
- วิเคราะห์ขอบเขตและโครงสร้างการแบ่งงานมากไปจนสิ่งนี้กลายเป็นอีกงานหนึ่งที่งอกขึ้นมา
- มองไม่เห็นโอกาสที่เป็นไปได้ในการปรับปรุงคุณภาพการทำงาน ใช้เวลาไปกับการจัดการเรื่องด่วนหรือเรื่องที่มีความสำคัญเล็กน้อยตรงหน้ามากกว่าภาพรวมระยาวของงาน จนงานอาจจะไม่คืบหน้าเท่าที่ควร
- วิสัยทัศน์ของโครงการไม่ค่อยครอบคลุมและความเป็นไปได้ในอนาคตไม่ชัดเจน ซึ่งอาจส่งผลต่อการซื้อใจคนบางประเภท
Tips การบริหารจัดการโปรเจกต์ประเภทนี้
- ตั้งคำถามทุกครั้งว่า สิ่งที่เกิดขึ้นมันหมายความว่าอย่างไร อะไรคือแพทเทิร์นหรือเทรนด์ที่เห็นจากสิ่งนี้
โปรเจกต์ประเภท iNtuition
ลักษณะการทำงานของคนในทีม
- อธิบายโปรเจกต์ด้วยวิสัยทัศน์ภาพใหญ่ บางครั้งใช้อุปมาอุปไมย และภาษาที่ต้องตีความ
- เริ่มโปรเจกต์ด้วยคอนเซ็ปต์เป็นภาพใหญ่และใส่รายละเอียดทีหลัง มองหาตารางเวลาในภาพรวมจากการคาดเดาคร่าว ๆ
- พัฒนากระบวนการใหม่ ๆ ที่ไม่เคยใช้มาก่อน เทคโนโลยี และวิธีการในการจัดการงานแทนที่จะใช้ขั้นตอนหรือนโยบายที่มีอยู่แล้ว
- โฟกัสไปที่โอกาสและความเป็นไปได้ในอนาคต รวมไปถึงการถกประเด็นเกี่ยวกับ “คลื่นลูกใหม่” “เวอร์ชันถัดไป” ของโปรเจกต์นี้ก่อนจะจบโปรเจกต์แรก
ปัญหาที่มักพบเจอบ่อย
- คำนึงถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคตหรือความเป็นไปได้ในวันข้างหน้ามากกว่าโฟกัสไปที่ความต้องการหรือสิ่งที่จำเป็นต้องทำ ณ ตอนนี้
- ประเมินกำลังคนสำหรับงานในแต่ละส่วนต่ำไป และใช้เวลาไปกับการปรับขอบเขตงานใหม่หรือตั้งคอนเซ็ปต์ใหม่แทนที่จะลงมือทำ
- มองว่าความคืบหน้าเล็ก ๆ น้อย ๆ คือสัญญาณที่ดีแล้ว และไม่สามารถระบุผลลัพธ์ที่ชัดเจนจริง ๆ ออกมาได้
Tips การบริหารจัดการโปรเจกต์ประเภทนี้
- ตั้งคำถามทุกครั้งว่า อะไรคือความจำเป็น ณ ตอนนี้ อะไรคือรายละเอียดที่ขาดหายไป และได้ลงมือทำมากพอหรือยัง
ทฤษฎี Psychological Type และเครื่องมือ MBTI® เป็นหนึ่งในวิธีการทำความเข้าใจและบริหารจัดการโปรเจกต์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Credit: Introduction to Type and Project Management
สามารถติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่
[email protected] หรือโทร
02 258 6930-35 
